La Guida per scrivere una E-mail di Lavoro

Vuoi scrivere una e-mail di lavoro e non sai da dove cominciare?

Il problema non è banale e, soprattutto, non lo sono le sue conseguenze. Inviare una e-mail di lavoro non correttamente significa bruciarsi un’occasione, un contatto, un’opportunità e, in alcuni casi, danneggiare la reputazione propria e dell’azienda. Sì, meglio inviarla bene.

Niente panico però, questa è una guida completa che ho scritto nel lontano 2019 e che è stata aggiornata già due volte, nel 2020 e nel 2021. Vale come garanzia di qualità?

Mi rispondo da solo, sì. Tu, invece, mi risponderai alla fine della lettura, soprattutto se avrai messo in pratica da subito alcuni degli spunti presentati qui di seguito.

E-mail di Lavoro: differenze tra commerciali, di presentazione e informazionali

Il primo passaggio è individuare la tipologia di e-mail di lavoro che ti interessa.

Infatti, anche all’interno del mondo professionale, possiamo distinguere più casistiche, che classifichiamo per finalità. Ci sono messaggi di posta elettronica commerciali, di presentazione (persona o azienda) e informazionali (comunicazioni interne).

La distinzione, a differenza di quanto tu possa pensare, non è così netta. Le regole da seguire sono valide esattamente per tutte e 3, ma con modalità differenti.

Il punto di partenza rimane, perciò, l’obiettivo. Qual è l’obiettivo del tuo messaggio, cosa ti interessa che arrivi al destinatario?

Nelle comunicazioni commerciali, la finalità è di convincere l’interlocutore a svolgere un’azione. Nella costruzione della mail, perciò, dovrai tener conto di presentare necessariamente un “elemento magico” che spinga il destinatario a leggere tutto il messaggio e ad interessarsi alla tua proposta. Altrimenti puf, come per magia, diverrai spam.

Nelle comunicazioni di presentazione, che sono a metà tra le altre due finalità, che tu ti stia candidando per un’azienda o presentando la tua stessa azienda, il principio non cambia: non devi far perdere tempo. Non sei l’unico che scrive, non aspettarti alcun tappeto rosso bensì una porticina semichiusa dalla quale lanciare un messaggio di poche frasi.

Nelle comunicazioni informazionali, infine, devi far arrivare un messaggio unico alla controparte. La forma, di cui ti spiegherò a breve, lasciala per un secondo momento, concentrati sull’arrivare dritto al puntonelle primissime righe.

Cosa collega queste 3 tipologie, secondo te? Immedesimandoti nella tua controparte ti renderai conto di quanto sia ovvia la risposta.

Il tempo perso. Se fai perdere tempo, il destinatario non presterà attenzione al tuo messaggio. Prima il messaggio, poi, se proprio devi, il resto.

Come riuscire a fare leggere la tua E-mail di Lavoro

Oggi c’è un fenomeno che ti ostacola: le caselle di posta elettronica sono strapiene di e-mail in entrata. Caso personale, ho circa 1827 mail non lette sul mio account @gmail.com. Sugli account di lavoro un po’ meno.

Disordine mio personale a parte – mio dovere è consigliarti di non ridurti come me -, questa è la realtà dei fatti. Come sempre nella realtà, o ci si lamenta o si agisce per risolvere il problema.

Per far leggere la tua E-mail di lavoro al destinatario, devi sfruttare il tempo che egli dedica all’apertura delle mail. Vuoi che ti sveli di quanto si tratta? Non oltre un paio di secondi.

Rovino sogni di gloria e papiri epocali, in quanto non ha senso spiegarti come scrivere la mail se tanto la nostro controparte non la apre nemmeno o la legge superficialmente. Per cui, risolviamo questo problema concentrandoci sugli elementi di interesse delle e-mail.

Gli elementi di interesse del destinatario

Per un destinatario che non si degna di aprire tutte le mail, dobbiamo per forza colpirlo in quei pochi secondi di attenzione che ci presta.

Gli elementi di interesse del destinatario delle e-mail di lavoro sono due: l’Oggetto e la Prima Riga.

In questi due spazi, devi essere convincente, altrimenti il resto della mail è tempo perso. L’oggetto possiamo definirlo come il titolo della mail, forse la parte più complessa da scrivere, mentre la prima riga è la prima riga testuale del contenuto, subito sotto il saluto introduttivo.

Per riuscirci efficacemente devi combinare due fattori: la curiosità e il succo del discorso. Devi, cioè, anticipare il contenuto nell’oggetto e spiegarlo già nella prima frase. Non pensare ad altro, anche perchè oggi è secondario. La partita si gioca proprio qui.

Puoi concederti un po’ più di respiro solamente per le mail di presentazione, nelle quali, il destinatario prosegue più facilmente nella lettura. Certo è che, se non susciti interesse subito, non hai risolto comunque nulla.

Prendo, per esempio, una candidatura di lavoro. Sarai comunque letto, hanno aperto un annuncio, mi pare scontato – spero lo sia… -, ma se non avrai suscitato interesse, il tuo CV non sarà considerato.

Ricordo che, in una selezione dello scorso anno, presi in esame un CV solamente perchè la persona si riteneva non consona al lavoro di squadra e mi aveva incuriosito, in mezzo a 194 curriculum abbastanza simili.

Nelle mail commerciali sii più fantasioso e provocatorio, osa di più. Non usare il “Offerta 50% sconto per te” ma un più enigmatico “Ma davvero c’è uno sconto unico per te?“.

Nelle mail di presentazione e informazionali, invece, subito il succo nell’oggetto e questa fantasia puoi inserirla tra la prima e la seconda riga. Insomma, fatti riconoscere.

Come scrivere correttamente le E-mail di Lavoro

Ora, finalmente, possiamo passare alla parte che speravi di incontrare qualche anno fa, quando hai cominciato a leggere questo articolo.

Dai, capisco la noia, ma mi auguro tu abbia compreso quanto importanti siano oggetto e prima riga nell’inviare E-mail nel 2021 e nel 2022, penso anche negli anni successivi.

Torniamo a noi. Di seguito, punto per punto, gli accorgimenti da prendere per scrivere la tua e-mail di lavoro.

Tecniche Generali di Scrittura per il Web

C’è una figura professionale che si chiama Copywriter, la persona che si occupa di redigere testi per il web. “Perchè esiste?” dovremmo chiederci.

Il modo di scrivere per il web è differente rispetto a quello per la carta stampata. Il Copywriting è una vera e propria disciplina che si focalizza sulla scrittura per gli schermi di pc, tablet e smartphone. In questo primo spezzone ti fornirò quelle tecniche che ci saranno realmente utili nella stesura della nostra e-mail di lavoro.

Innanzitutto, quali differenze ci sono con la carta stampata, per esempio un libro, secondo te?

La prima, più importante, è la fatica dell’occhio. L’occhio si affatica a leggere sugli schermi e per questo sai cosa fa? Non legge, bensì scansiona i testi. Si sofferma sui grassetti, sui sottotitoli, sui punti elenco.

Mappazzoni senza spazi non sono leggibili e vengono ignorati immediatamente. Messaggi totalmente istituzionali non funzionano sugli schermi, perchè su uno schermo l’interlocutore si distrae facilmente, a differenza di un libro.

Dai aria al discorso

Ogni frase ci metti il punto e vai a capo e a capo. Come faccio io in questo articolo, nella stessa identica misura.

Premi invio una volta e poi una seconda. Tra le due frasi dovrai creare un rigo vuoto, bianco, di spazio. Ripeto, una frase, massimo due se brevi (ma se non superano le due righe) e poi aria al discorso.

Questo consente al destinatario di soffermarsi più facilmente sulle tue parole e sulle frasi che scrivi.

Scrivi frasi brevi

Come anticipato, nessuno ha tempo da perdere o ha voglia di leggere mail. Ce ne sono troppe!

Scrivere frasi brevi, è una regola sacrosanta del web e si basa proprio sul principio focale di tutto, quale quello di far riposare l’occhio – o non farlo stancare troppo –.

Frasi brevi e concise, così come le mail, in generale, devono essere brevi.

Usa le Maiuscole per le parole chiave

Nel Web, scrivere tutto in maiuscolo equivale a gridare. Impiegare, però, il maiuscolo per ricalcare alcune parole chiave è un accorgimento molto utile.

A livello di effetto, pensa al grassetto, solo in una versione più sobria. Per farti un esempio, mia presentazione. Stefano Antonucci, Consulente Marketing; anche la mansione in grassetto nelle sue iniziali.

Le maiuscole poi si impiegano anche in locuzioni come “Lei”, “Voi”, “Le”, “Vi”, ma sono aspetti tipici della mail.

Destinatario e Saluti: come rivolgersi?

Sorrido perchè, in Italia, sembra che colloquiamo con delle divinità.

La formalità delle e-mail di lavoro che, per fortuna, comincia a scemare in favore di una più immediatamente comunicazione, è un caposaldo della cultura comunicativa nostrana.

Ti consiglio di non prenderti troppa libertà e di usare sempre le soluzioni più comuni. 

Il Destinatario alla fine!

Il Destinatario si inserisce alla fine e non all’inizio della mail, dopo aver aggiunto anche gli eventuali allegati. Il rischio è di inviare e-mail incomplete che, se già sono poco aperte, saranno fatali.

Con questa regola aurea, che io per primo tendo ad ignorare spesso e volentieri, approfondiamo come indicare il destinatario.

Se non abbiamo una persona specifica alla quale rivolgerci, dunque l’email è generica, ci rivolgiamo al nome del reparto aziendale che ci interessa raggiungere. Se è una candidatura, per esempio, ci rivolgeremo alle Risorse Umane, se è commerciale all’Ufficio Acquisti, etc. .

Per e-mail di lavoro personali, invece, è fondamentale la sigla prima del nome. Se la persona è un uomo, si impiegano, in funzione che sia laureato o meno, i classici “Sig. Cognome” e “Dott. Cognome”. Qualora non fossi sicuro del possedimento del titolo, meglio un più sicuro Dottore.

Quindi, ricapitolando:

• Destinatario delle Mail impersonali –> il Reparto Aziendale che ci interessa (Ufficio Acquisti, Risorse Umane…)
• Destinatario delle Mail Personali –> Dott./Dott.ssa Cognome (se laureato/a o non ne siamo sicuri), Sig./Sig.ra (se non laureato; sconsiglio il signorina)

I Saluti di inizio e di fine e-mail

Ed ora il panico, come salutiamo il destinatario della mail? Scordiamoci, ovviamente, il “ciao” da baretto.

Dobbiamo valutare il grado di formalità del rapporto con l’altra parte.

Se la mail è completamente a freddo, la formula migliore, che consiglio, è “Alla cortese attenzione” o, la sua versione più formale, “Alla spettabile attenzione” coniugandolo con la formula destinatario, di cui ti ho parlato qui sopra.

Rotto il ghiaccio, invece, più graditi il “Gentile” o il saluto puro “Buongiorno” (fino a mezzogiorno e mezza) e “Buonasera”. Saluti in chiusura, invece, gli intramontabili Cordiali Saluti (per persona non istituzionale) e Distinti Saluti (per comunicazioni istituzionali).

Possibile, inoltre, aggiungere un’ulteriore saluto, precisamente prima di quello conclusivo “Cordiali Saluti”.

Il pre-saluto è l’invito all’azione per il destinatario. Ecco alcuni esempi:

• Se ci aspettiamo una risposta –> “Attendo sue”, “Attendo gentile riscontro”, “Resto in attesa di una sua risposta”
• Se vogliamo umanizzare la mail –> “Le auguro una buona giornata” (non se abbiamo scritto Buongiorno), “La ringrazio per l’attenzione”, “Grazie in anticipo”

Introduzione e Corpo dell’E-mail di lavoro

Ci sei ancora? Hai già preparato i saluti da impiegare? Hai qualche soluzione diversa da propormi?

Con destinatario, oggetto, allegati e saluti che sono agli estremi, il centro del contenuto è riservato all’introduzione e al corpo dell’e-mail.

Ciò che dobbiamo dire, lo scriviamo nel contenuto. Su questa parte specifica, c’è poco da aggiungere se non mantenere coerenza con la forma scelta.

Per le e-mail di lavoro formali dobbiamo mantenere una certa istituzionalità lungo tutto il testo fino ai saluti finali.

Per le e-mail di lavoro informali, ridurre il testo scritto e scrivere frasi ancora più brevi, quasi come se inviassimo un telegramma, soprattutto se si tratta e-mail di risposta.

Introduzione della mail: fai spoiler!

Un modo più chiaro di questo non l’ho trovato: nella prima riga di contenuto del tuo messaggio, fai spoiler sul tuo obiettivo.

Poniti la domanda sul perchè scrivi questa mail e la risposta che ti sarai dato dovrà essere inserita come introduzione. Ne abbiamo parlato sopra, la prima riga è nevralgica.

Fare spoiler sulla finalità aiuta l’interlocutore a comprendere il tenore della mail e a comportarsi di conseguenza e, soprattutto, apprezzerà il non perdere tempo.

Solo un inciso: la prima riga della mail, cioè l’introduzione, è la prima riga di contenuto sotto il saluto di presentazione. Non si considera, perciò, il “Gentile Dott. Cognome” come parte dell’introduzione.

Mantieni coerente il TOV nel Corpo

Cos’è il TOV, so che te lo stai chiedendo. Si tratta della sigla che definisce il Tone of Voice (Tono di Voce in italiano) e rappresenta lo stampo della mail. Immagina di essere di fronte al tuo destinatario, faccia a faccia, come gli parleresti? (niente insulti!)

Ecco, riformula la risposta e adottala come approccio nel tuo messaggio di posta elettronica.

Questo aspetto, nel corpo della mail, deve essere tenuto in considerazione nei messaggi istituzionali. Se ci rivolgiamo ad una figura come il titolare di un’azienda, ogni volta che lo nominate usate il maiuscolo “Vorrei chiederLe di confermarmi…”.

Apertura e Chiusura dell’ E-mail come per un film

Ultimo passaggio, finalmente, prima di una rapida carrellata di esempi, sono gli estremi dell’e-mail, l’Oggetto e la Firma.

Mi piace la metafora sul film. L’oggetto è il titolo del film, la firma i titoli di coda. A te le altre riflessioni.

L’Oggetto dell’e-mail di lavoro: il Titolo

L’oggetto della mail, di cui abbiamo abbondamente parlato, è il titolo del tuo messaggio.

Come il titolo di un film, l’oggetto di un’email di lavoro deve incuriosire e contestualizzare subito il contenuto. Un film intitolato “Bacio sotto la Luna” mi aspetto che sia romantico, mi dovessi trovare con un contenuto horror, probabilmente avrei una prima impressione negativa. L’esempio è calzante.

Nell’oggetto vai subito al dunque. Una sola regola: il destinatario deve comprendere di cosa si tratta.

Hai una domanda da porre? “Richiesta Informazioni su Corso LM-13”. Vuoi candidarti per un’azienda? “Candidatura Addetto Contabile – Nome Cognome rif. 3241”.

Non forzare la fantasia se non per le e-mail commerciali, per le altre prediligi la sostanza in Oggetto e la creatività, se vuoi inserirla per colpire, nel contenuto.

La Firma dell’e-mail deve esserci!

In molti dimenticano addirittura di firmarsi, in generale l’e-mail deve contenere la firma dell’autore.

Quasi tutti i provider di posta elettronica forniscono la possibilità di settare una firma pre-impostata che automaticamente si inserisce in ogni messaggio.

Molto semplicemente, segui questo schema:

• Nome Cognome
• Mansione
• Azienda
• Altri dati e riferimenti

E adesso sì, puoi inserire il destinatario e inviare definitivamente la tua e-mail. La guida è, perciò, ufficialmente conclusa!

Se vuoi proseguire – che coraggio -, ho pensato a qualche e-mail di lavoro di esempio da riportarti.

Esempi di E-mail di lavoro

Rileggi la guida quando vuoi, non impararla a memoria, tanto da qui non si muove. In realtà, più che rileggerla, ti consiglio di applicarla e fare pratica, quando possibile.

Inizialmente mi concentravo e impiegavo anche del tempo per scriverle in maniera corretta, adesso in circa 30 secondi è già inviata. Una volta che meccanicizzi il processo, infatti, ti sarà naturale riuscirci. Nessun talento e nessuna magia dietro, te lo assicuro.

Di seguito, alcuni esempi di e-mail di lavoro.

• Presentazione propria azienda:

Oggetto: Presentazione Azienda per Richiesta Appuntamento

Alla cortese attenzione dell’Ufficio Acquisti,

sono Nome Cognome, Mansione presso Azienda, e scrivo per richiedere la possibilità di un appuntamento telefonico.

Azienda si occupa di produzione di tizio, caio, mario da X anni, affiancando Clienti in tutto il percorso di erogazione del servizio.

Saremmo interessati a proporci come vostri partner – fornitori, con una prima valutazione gratuita delle vostre esigenze.

Rimango in attesa di una vostra gentile risposta,

Cordiali Saluti,

FIRMA

• Candidatura per colloquio di lavoro:

Oggetto: Candidatura Addetto Contabile – rif. 28045 – Nome Cognome

Gentile Dott.ssa Cognome,

Le scrivo per manifestare il mio interesse per la posizione Mansione presso la vostra azienda. 

Mi chiamo Nome Cognome, ‘descrizione breve in 5 parole’, e ho trovato il vostro annuncio di lavoro su Piattaforma.

Mi reputo ‘descrizione più lunga in due righe e magari interessante, con cenni sull’esperienza’.

Per evitare di rendere eccessivamente prolissa questa mail, allego il mio CV e rimango a disposizione, con l’augurio di un successivo contatto.

Cordiali Saluti,

FIRMA

Aggiornerò con esempi sempre recenti questa guida, ma mi auguro che sia chiara l’impostazione. Se sei arrivato fino a qui, saprai rispondermi alla domanda sull’utilità di questa guida ma, qualora avessi altri dubbi, puoi contattarmi sulle mie pagine social, senza alcun impegno o richiesta economica di qualsivoglia genere.